Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 7 juni 2026

BelBuddy is een dienst van Crafty Cast, handelend onder de naam BelBuddy. Wij verzorgen een AI-telefoonassistent die inkomende oproepen voor onze zakelijke klanten aanneemt, gesprekken voert, leads vastlegt en afspraken inplant. Bij het leveren van die dienst verwerken wij persoonsgegevens — zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten u heeft.

1. Wie wij zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerkingen is:

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Van bellers (personen die een telefoonnummer bellen dat door BelBuddy wordt beantwoord namens onze klant):

• telefoonnummer en eventuele beller-identificatie;
• opname van het telefoongesprek en de tekstuele transcriptie daarvan;
• naam en andere gegevens die u tijdens het gesprek verstrekt;
• de reden van uw oproep en de inhoud van uw verzoek;
• afspraak- en boekingsgegevens (zoals datum, tijd en adres) wanneer een afspraak wordt ingepland;
• berichten die via SMS of WhatsApp met u worden uitgewisseld (bijvoorbeeld een bevestigings- of boekingslink).

Van klanten (de bedrijven die BelBuddy afnemen) en hun contactpersonen: account-, contact- en bedrijfsgegevens, inlog- en gebruiksgegevens, en facturatiegegevens.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden, met een grondslag uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b): het aannemen van oproepen, het vastleggen van leads, het inplannen van afspraken en het beheren van het account van onze klant.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): het verbeteren en beveiligen van onze dienst, en het terugbel- en opvolgproces voor onze klant.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a): voor het opnemen van gesprekken en voor eventuele marketingberichten. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c): bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht van facturatiegegevens.

4. Gespreksopnames

Aan het begin van een gesprek wordt u geïnformeerd dat het gesprek kan worden opgenomen. Opnames en transcripties gebruiken wij om uw verzoek correct af te handelen, een lead vast te leggen en de kwaliteit van de dienst te bewaken. Wilt u niet dat het gesprek wordt opgenomen, dan kunt u dat aan het begin van het gesprek aangeven.

5. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Gespreksgegevens, opnames en transcripties bewaren wij standaard 730 dagen (2 jaar), waarna ze automatisch worden verwijderd. Facturatiegegevens bewaren wij zolang dat wettelijk verplicht is (de fiscale bewaartermijn van 7 jaar). Voor specifieke klanten kan een afwijkende bewaartermijn worden overeengekomen.

6. Delen met derden en sub-verwerkers

Wij verkopen uw gegevens nooit. Voor het leveren van onze dienst schakelen wij zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers in, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten:

7. Doorgifte buiten de EER

Een aantal van onze sub-verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte hanteren wij passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework.

8. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van verkeer (TLS), toegangsbeperking en hosting binnen de EER. De kernverwerking van spraak vindt plaats op onze eigen, zelf-gehoste infrastructuur binnen de EER.

9. Uw rechten

U heeft onder de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden");
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar tegen de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);
• recht om een gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kunt u indienen via privacy@belbuddy.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Bent u een beller en zijn uw gegevens namens een van onze klanten verwerkt, dan kan die klant de verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij verwijzen uw verzoek in dat geval door naar de betreffende klant en ondersteunen waar nodig.

10. Cookies, website-analyse en telemetrie

Op onze marketingwebsite plaatsen wij functionele, noodzakelijke cookies en — uitsluitend nadat u daarvoor toestemming geeft — privacyvriendelijke analyse- en telemetriecookies. Lees hierover meer in ons Cookiebeleid.

Voor deze analyse gebruiken wij PostHog, gehost op EU-servers (EU Cloud). Op onze marketingwebsite draait dit uitsluitend op basis van uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) en meet het welke pagina's en stappen werken en waar bezoekers afhaken. Onderdeel hiervan is een geanonimiseerde sessie-opname (session replay) waarbij alle ingevulde velden — naam, telefoonnummer, e-mail en berichten — automatisch worden gemaskeerd en nooit worden vastgelegd; alleen de opbouw en het gebruik van de pagina worden geregistreerd. Wij gebruiken deze gegevens nooit voor advertenties of cross-site tracking.

Wanneer u bent ingelogd op uw klantdashboard verzamelen wij beperkte, geanonimiseerde productstatistieken op grondslag van gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Op het dashboard nemen wij géén sessie op en gebruiken wij geen automatische klikregistratie; deze events bevatten uitsluitend technische identifiers en aantallen, nooit namen, telefoonnummers, gesprekken of berichten, en er wordt hiervoor geen cookie geplaatst.

U kunt uw toestemming voor analyse op de marketingwebsite op elk moment intrekken via de knop in ons Cookiebeleid; wij stoppen dan direct met meten. Tegen de telemetrie op grondslag van gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken via privacy@belbuddy.com.

11. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens? Neem contact op via privacy@belbuddy.com.

12. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.