Privacybeleid

Laatst bijgewerkt: 7 juni 2026

BelBuddy is een dienst van Crafty Cast, handelend onder de naam BelBuddy. Wij verzorgen een AI-telefoonassistent die inkomende oproepen voor onze zakelijke klanten aanneemt, gesprekken voert, leads vastlegt en afspraken inplant. Bij het leveren van die dienst verwerken wij persoonsgegevens — zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). In dit privacybeleid leggen wij uit welke gegevens wij verwerken, waarom, hoe lang en welke rechten u heeft.

1. Wie wij zijn

De verwerkingsverantwoordelijke voor de in dit beleid beschreven verwerkingen is:

2. Welke persoonsgegevens wij verwerken

Van bellers (personen die een telefoonnummer bellen dat door BelBuddy wordt beantwoord namens onze klant):

• telefoonnummer en eventuele beller-identificatie;
• opname van het telefoongesprek en de tekstuele transcriptie daarvan;
• naam en andere gegevens die u tijdens het gesprek verstrekt;
• de reden van uw oproep en de inhoud van uw verzoek;
• afspraak- en boekingsgegevens (zoals datum, tijd en adres) wanneer een afspraak wordt ingepland;
• berichten die via SMS of WhatsApp met u worden uitgewisseld (bijvoorbeeld een bevestigings- of boekingslink).

Van klanten (de bedrijven die BelBuddy afnemen) en hun contactpersonen: account-, contact- en bedrijfsgegevens, inlog- en gebruiksgegevens, en facturatiegegevens.

Van bedrijven die wij zelf benaderen (bedrijven die nog geen klant zijn en die wij een aanbod sturen): openbare zakelijke contact- en bedrijfsgegevens. Welke gegevens dat precies zijn, waar wij ze vandaan halen en hoe u ons laat stoppen, staat in hoofdstuk 5.

3. Doeleinden en grondslagen

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor welbepaalde doeleinden, met een grondslag uit artikel 6 AVG:

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b): het aannemen van oproepen, het vastleggen van leads, het inplannen van afspraken en het beheren van het account van onze klant.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f): het verbeteren en beveiligen van onze dienst, het terugbel- en opvolgproces voor onze klant, het voorkomen van misbruik van onze gratis proefperiode (zie hoofdstuk 6), en het benaderen van bedrijven met een aanbod voor BelBuddy (zie hoofdstuk 5).
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a): voor het opnemen van gesprekken en voor eventuele marketingberichten. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken.
• Wettelijke verplichting (art. 6 lid 1 sub c): bijvoorbeeld voor de fiscale bewaarplicht van facturatiegegevens.

4. Gespreksopnames

Aan het begin van een gesprek wordt u geïnformeerd dat het gesprek kan worden opgenomen. Opnames en transcripties gebruiken wij om uw verzoek correct af te handelen, een lead vast te leggen en de kwaliteit van de dienst te bewaken. Wilt u niet dat het gesprek wordt opgenomen, dan kunt u dat aan het begin van het gesprek aangeven.

5. Bedrijven die wij zelf benaderen

Kreeg u een e-mail, brief of telefoontje van ons zonder dat u eerder contact met ons had? Dan gaat dit hoofdstuk over u. Wij benaderen Nederlandse bedrijven waarvan wij denken dat BelBuddy hen kan helpen. Hieronder leest u welke gegevens wij van uw bedrijf hebben, waar wij die vandaan halen, hoe lang wij ze bewaren en hoe u ons in één keer laat stoppen.

Welke gegevens wij verwerken. Alleen zakelijke gegevens, en niet meer dan nodig is om contact te kunnen leggen:

• bedrijfsnaam, vestigingsplaats en postcode;
• de zakelijke contactgegevens die het bedrijf zelf openbaar heeft gemaakt: e-mailadres, telefoonnummer en website;
• de naam van de contactpersoon, als die bij die openbare contactgegevens staat;
• openbare bedrijfskenmerken uit het Handelsregister: KvK-nummer, vestigingsnummer, rechtsvorm, SBI-activiteitcodes, inschrijfdatum en grootteklasse;
• onze eigen aantekeningen over het contact dat wij met u hadden, en de uitkomst van een vaste rekenregel die inschat of BelBuddy bij dit soort bedrijven past;
• of en wanneer onze e-mail is geopend en of er op een link in die e-mail is geklikt.

Wij verwerken hierbij geen bijzondere persoonsgegevens. Die uitkomst gaat over het bedrijf, niet over u als persoon, en beslist niets automatisch: een medewerker beslist zelf of en hoe wij contact opnemen.

Waar wij de gegevens vandaan halen. Uit openbare bronnen. Om bedrijven te vinden gebruiken wij het Handelsregister van de Kamer van Koophandel en openbare bedrijfsvermeldingen op Google Maps; daaruit nemen wij alleen identificerende gegevens over, zoals bedrijfsnaam, plaats, branche en de Google-locatiecode. Contactgegevens — e-mailadres en telefoonnummer — halen wij nooit uit Google: die komen van de website die het bedrijf zelf heeft gepubliceerd, van een andere openbare bron die een medewerker heeft genoteerd, of u heeft ze ons zelf gegeven. Waar mogelijk leggen wij per gegeven vast uit welke bron het komt.

Waarvoor wij ze gebruiken en op welke grondslag. Wij gebruiken deze gegevens om uw bedrijf een beperkt aantal keren te benaderen met informatie over BelBuddy en een aanbod, en om bij te houden of u daarop reageert. Onze e-mails bevatten daarvoor een onzichtbaar meetpixeltje en meetbare links, zodat wij kunnen zien of een bericht is geopend en of erop is geklikt; dat meten wij via onze verzenddienst Mailgun. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): wij hebben er een commercieel belang bij onze dienst onder de aandacht te brengen, en wij benaderen alleen bedrijven waarvan het openbare profiel — de branche en de plaats — aansluit bij waar BelBuddy voor gemaakt is. Wij hebben uw belang daartegen afgewogen en die afweging schriftelijk vastgelegd; u kunt een toelichting daarop opvragen via privacy@belbuddy.com.

Via welke kanalen wij contact opnemen. E-mail, een telefoongesprek met een medewerker, SMS, WhatsApp, een bericht op LinkedIn, post of een bezoek aan uw bedrijf. Wij bellen u nooit met een automatisch systeem of met onze AI-assistent: dat mag alleen met uw voorafgaande toestemming (art. 11.7 lid 1 Telecommunicatiewet), en onze software weigert het.

Bent u een eenmanszaak, VOF, CV of maatschap? Dan zijn uw bedrijfsgegevens tegelijk uw persoonsgegevens en heeft u extra bescherming. Zodra wij vaststellen dat uw bedrijf zo'n rechtsvorm heeft, sluiten wij u uit van koude benadering: wij nemen u dan niet op in onze benaderlijst en sturen u geen koude e-mail, tenzij u ons daar vooraf toestemming voor heeft gegeven. Wij vertrouwen daarbij niet op wat wij toevallig al wisten: wij benaderen een bedrijf alleen koud per e-mail of telefoon als wij in het Handelsregister van de KvK hebben vastgesteld dat het een rechtspersoon is. Hebben wij dat niet opgezocht, of weten wij het niet zeker, dan benaderen wij u niet — 'onbekend' telt bij ons als niet benaderen, nooit als toestemming. Dit geldt voor e-mail, telefoon, sms en WhatsApp; post en langsgaan regelen wij via de Non-Mailing-Indicator van de KvK. Krijgt u toch een bericht dat u niet had moeten krijgen, laat het ons weten via de afmeldlink in het bericht of via privacy@belbuddy.com — dan stoppen wij direct, op alle kanalen.

Wie uw gegevens te zien krijgen. Alleen wijzelf en de dienstverleners die wij nodig hebben om een bericht te versturen en op te slaan: onze hostingpartij Hetzner in Duitsland, en voor e-mail de verzenddienst Mailgun, die wij vast op Europese servers hebben ingesteld en die ook het openen en aanklikken meet. Benaderen wij u per SMS of WhatsApp, dan loopt dat via de aanbieders die in hoofdstuk 7 staan. Wij verkopen uw gegevens niet en geven ze niet door aan anderen voor hun eigen doeleinden.

Hoe lang wij ze bewaren. Is er nooit contact geweest, dan verwijderen wij het hele profiel zes maanden nadat wij het hebben vastgelegd — met alles wat eraan hangt: het onderzoek, de berichten, de aantekeningen en een eventueel chatgesprek. Is er wél contact geweest, dan verwijderen wij twee jaar na het laatste contact alles wat naar u als persoon wijst. Dat is: uw contactgegevens — naam, e-mailadres en telefoonnummer — en de vastgelegde herkomst daarvan; onze gespreksaantekeningen en interne opvolgnotities; het onderzoeksdossier en de tekst die wij van uw website hadden overgenomen; de uitkomst van de controle of uw e-mailadres bestaat, inclusief het oordeel en de datum daarvan; de onderbouwing bij onze pakketaanbeveling, die onze onderzoeksaantekeningen woordelijk overneemt; het onderwerp en de volledige inhoud van de berichten die wij u stuurden, plus welke links daarin zijn aangeklikt en een eventuele LinkedIn-profiellink; de aantekeningen bij een demo-aanvraag met het daarbij gebruikte telefoonnummer en gespreksverslag; de reden die een medewerker noteerde bij een statuswijziging; de aantekeningen bij een geplande langsgang; onze openstaande taken over u; en een eventueel chatgesprek op uw persoonlijke voorstelpagina. Ook de link naar die voorstelpagina en de bijbehorende pincode vervallen. Wat blijft staan is het zakelijke deel van het profiel: bedrijfsnaam, branche, plaats en postcode, website, KvK-nummer, vestigingsnummer, rechtsvorm, SBI-codes, inschrijfdatum en grootteklasse, de Google-locatiecode, de uitkomst van onze rekenregel die inschat of BelBuddy bij dit soort bedrijven past en welk pakket wij daarbij aanraden, via welke bron of campagne wij bij u terechtkwamen, welke kanalen wij voor uw bedrijf open of gesloten hebben gezet, en onze eigen cijfers over het contactverloop — wanneer en via welk kanaal wij u benaderden, of een e-mail is aangekomen, geopend of aangeklikt, en hoe vaak uw voorbeeld- of voorstelpagina is bekeken. Dat wij u de in dit hoofdstuk bedoelde toelichting hebben gestuurd en dat u eventueel bezwaar heeft gemaakt, leggen wij ook vast; zonder die twee gegevens kunnen wij niet aantonen dat wij ons aan de regels hebben gehouden en niet voorkomen dat wij u opnieuw benaderen.

Is uw bedrijf een eenmanszaak, VOF, CV of maatschap, dan zijn ook die overgebleven gegevens nog steeds uw persoonsgegevens. U kunt ze op verzoek laten verwijderen — zie hoofdstuk 10. De termijn van 730 dagen uit hoofdstuk 6 geldt voor gespreksgegevens van bellers en niet voor deze gegevens.

Hoe u ons laat stoppen. U heeft het recht bezwaar te maken tegen deze verwerking (art. 21 AVG). Bij benadering voor commerciële doeleinden is dat recht absoluut: u hoeft geen reden te geven en wij moeten stoppen. Klik op de afmeldlink onderaan onze e-mail, antwoord op onze e-mail dat u geen berichten meer wilt, zeg het tegen de medewerker die u spreekt, of mail privacy@belbuddy.com. Eén afmelding stopt alle kanalen tegelijk — dus ook post en telefoon — en berichten die al klaarstonden versturen wij niet meer.

Wat wij na uw bezwaar bewaren. Om te voorkomen dat wij u per ongeluk opnieuw benaderen, houden wij één minimale aantekening over: een onleesbaar gemaakte weergave (een zogeheten hash) van uw e-mailadres en telefoonnummer, uw openbare KvK-nummer, de datum van uw bezwaar, via welk kanaal en om welke reden het bij ons binnenkwam, een eventuele toelichting die daarbij is genoteerd, en een verwijzing naar het profiel waar het bij hoorde. Zo'n hash maakt het adres onleesbaar, maar is geen absolute garantie dat het nooit te herleiden is. De rest van uw gegevens verdwijnt. Die aantekening bewaren wij onbeperkt, juist omdat wij uw bezwaar anders niet kunnen naleven.

Uw overige rechten — inzage, rectificatie, verwijdering, beperking en het indienen van een klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens — staan in hoofdstuk 10 en gelden ook voor deze gegevens.

6. Bewaartermijn

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk. Gespreksgegevens, opnames en transcripties bewaren wij standaard 730 dagen (2 jaar), waarna ze automatisch worden verwijderd. Facturatiegegevens bewaren wij zolang dat wettelijk verplicht is (de fiscale bewaartermijn van 7 jaar). Voor specifieke klanten kan een afwijkende bewaartermijn worden overeengekomen. Voor bedrijven die wij zelf benaderen gelden andere, kortere termijnen; die staan in hoofdstuk 5.

Registratie van gebruikte proefperiodes

Wij geven de gratis proefperiode één keer per aanmelding: één keer per e-mailadres van de accounthouder en één keer per betaalmethode, en — als u een KvK-nummer opgeeft — ook één keer per onderneming. Om te voorkomen dat dezelfde aanmelder die steeds opnieuw aanvraagt — elke proefperiode kost ons een echt telefoonnummer en echte gesprekskosten — leggen wij bij het starten van een proefperiode een minimale registratie vast: een onleesbaar gemaakte weergave (een zogeheten hash) van het opgegeven KvK-nummer, van het e-mailadres van de accounthouder en van een kenmerk van de gebruikte betaalmethode, plus de datum en of er ooit een betaling is gedaan. In deze registratie staan het KvK-nummer, het e-mailadres en het rekening- of kaartnummer zelf dus niet. (Bent u klant of heeft u een account aangemaakt, dan bewaren wij uw KvK-nummer en e-mailadres uiteraard wél gewoon bij uw account — dat is een aparte verwerking, met een eigen grondslag en bewaartermijn.) Een hash maakt een gegeven onleesbaar, maar is geen absolute garantie dat het nooit te herleiden is — een KvK-nummer is bovendien openbaar, wat dat makkelijker maakt in plaats van moeilijker. Wij beschouwen deze registratie daarom als persoonsgegeven en niet als anoniem. De grondslag is ons gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG) bij het voorkomen van misbruik.

Wij bewaren deze registratie 730 dagen (2 jaar), gerekend vanaf de registratie of, als er is betaald, vanaf de laatste betaling; daarna verwijderen wij haar automatisch. Wie zich twee jaar later opnieuw aanmeldt, is voor ons een nieuwe of terugkerende klant en geen misbruiker.

Belangrijk, omdat het afwijkt van de rest van dit hoofdstuk: deze registratie blijft staan als u ons vraagt uw account te verwijderen. De koppeling met uw account en het door u ingevoerde KvK-nummer bij uw account verwijderen wij dan wel; de onleesbaar gemaakte registratie zelf blijft staan. Zou ook die verdwijnen, dan zou de registratie haar enige doel verliezen. Bent u het daar niet mee eens, dan kunt u daar bezwaar tegen maken (art. 21 AVG) en kunnen wij de registratie opzoeken en verwijderen — zie hoofdstuk 10.

Bent u onterecht geweigerd? Een KvK-nummer is openbaar, dus in theorie kan iemand anders het KvK-nummer van uw bedrijf invullen. Krijgt u bij het aanmelden te horen dat er al een proefperiode voor uw gegevens is geregistreerd terwijl u die nooit heeft gebruikt, mail dan privacy@belbuddy.com of info@belbuddy.com. Wij zoeken de registratie op, vertellen u wat wij hebben vastgelegd en verwijderen haar, zodat u de proefperiode alsnog krijgt. Er komt altijd een medewerker aan te pas: de weigering zelf verloopt geautomatiseerd, maar u heeft het recht daar een mens naar te laten kijken (art. 22 AVG).

7. Delen met derden en sub-verwerkers

Wij verkopen uw gegevens nooit. Voor het leveren van onze dienst schakelen wij zorgvuldig geselecteerde sub-verwerkers in, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben gesloten:

8. Doorgifte buiten de EER

Een aantal van onze sub-verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Voor doorgifte van persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte hanteren wij passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen (Standard Contractual Clauses) van de Europese Commissie en, waar van toepassing, het EU-US Data Privacy Framework.

9. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen, waaronder versleuteling van verkeer (TLS), toegangsbeperking en hosting binnen de EER. De kernverwerking van spraak vindt plaats op onze eigen, zelf-gehoste infrastructuur binnen de EER.

10. Uw rechten

U heeft onder de AVG de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• recht op inzage;
• recht op rectificatie;
• recht op verwijdering ("recht om vergeten te worden");
• recht op beperking van de verwerking;
• recht van bezwaar tegen de verwerking;
• recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit);
• recht om een gegeven toestemming in te trekken.

Een verzoek kunt u indienen via privacy@belbuddy.com. Wij reageren binnen de wettelijke termijn. Bent u het niet eens met hoe wij met uw gegevens omgaan, dan heeft u het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Bent u een beller en zijn uw gegevens namens een van onze klanten verwerkt, dan kan die klant de verwerkingsverantwoordelijke zijn. Wij verwijzen uw verzoek in dat geval door naar de betreffende klant en ondersteunen waar nodig.

11. Cookies, website-analyse en telemetrie

Op onze marketingwebsite plaatsen wij functionele, noodzakelijke cookies en — uitsluitend nadat u daarvoor toestemming geeft — privacyvriendelijke analyse- en telemetriecookies. Lees hierover meer in ons Cookiebeleid.

Voor deze analyse gebruiken wij PostHog, gehost op EU-servers (EU Cloud). Op onze marketingwebsite draait dit uitsluitend op basis van uw toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG) en meet het welke pagina's en stappen werken en waar bezoekers afhaken. Onderdeel hiervan is een geanonimiseerde sessie-opname (session replay) waarbij alle ingevulde velden — naam, telefoonnummer, e-mail en berichten — automatisch worden gemaskeerd en nooit worden vastgelegd; alleen de opbouw en het gebruik van de pagina worden geregistreerd. Wij gebruiken deze gegevens nooit voor advertenties of cross-site tracking.

Wanneer u bent ingelogd op uw klantdashboard verzamelen wij beperkte, geanonimiseerde productstatistieken op grondslag van gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG). Op het dashboard nemen wij géén sessie op en gebruiken wij geen automatische klikregistratie; deze events bevatten uitsluitend technische identifiers en aantallen, nooit namen, telefoonnummers, gesprekken of berichten, en er wordt hiervoor geen cookie geplaatst.

U kunt uw toestemming voor analyse op de marketingwebsite op elk moment intrekken via de knop in ons Cookiebeleid; wij stoppen dan direct met meten. Tegen de telemetrie op grondslag van gerechtvaardigd belang kunt u bezwaar maken via privacy@belbuddy.com.

12. Contact

Heeft u vragen over dit privacybeleid of over de verwerking van uw gegevens? Neem contact op via privacy@belbuddy.com.

13. Wijzigingen

Wij kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest actuele versie vindt u altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.